Para introducirnos a este tema primero debemos entender lo que es un sistema de gestión. Es una metodología que nos ayuda a llevar una mejor administración y visualización de los datos de nuestra empresa, tomar decisiones importantes de la mano de datos y hechos con respecto a la empresa.
Los indicadores eficaces son la base para un sistema de medición correcto, y un sistema de medición es la clave para llevar un sistema de gestión que se mantenga en un funcionamiento correcto y beneficioso para la empresa. Esto está comprendido de asignación, planeación, evaluación, medición, retroalimentación, comunicación para así lograr mejorar el desempeño de la empresa.
Un error muy común y frecuente al que suelen llegar los departamentos de compras es el de utilizar y establecer indicadores que giren en torno al concepto de “ahorro” ya que esto coloca al departamento de comprar en una función de ajuste de precios. Lo que los lleva a incurrir en el error de por el mero interés de conseguir menores precios, caen en proveedores de bajo rendimiento.
Elegir los indicadores más eficaces para un buen sistema de gestión
Existe un error muy común que se suelen encontrar en los cuadros de mando, que es el equivocado intento de incluir todos los indicadores que podamos encontrar o hasta llegar a imaginar. Independientemente de que sean beneficiosos o no para nuestra empresa, simplemente el hecho de ser interesantes es más que suficiente para querer incluirlo a nuestra empresa.
En este aspecto, utilizar la regla del menos es más, es lo apropiado. Lo primero que debemos tener en cuenta y realizar es la detección de indicadores que sean específicos, cuantificables, medibles, alcanzables y realistas que atraigan un valor añadido a nuestro cuadro de mando, esto varía dependiendo de cada compañía.
Por ejemplo, tenemos una empresa con fuertes problemas de tesorería, en este caso lo ideal sería incluir un indicador que nos ayude a medir el tiempo medio de pago a proveedores. Pero, si por el caso contrario tenemos con nosotros una empresa que tiene un control perfecto en el caso de pago a proveedores ¿será necesario o importante colocar un indicador para medir las compras?
Quizá si lo sea, para utilizarlo en un sentido diferente, para realizar análisis a la mejora por rentabilidad de pronto pago a proveedores, anticipando los pagos y recibiendo descuento por ello.
Por este motivo, es de suma importancia realizar un cuadro de mando ad hoc para nuestra empresa. Encontrar los parámetros claves en nuestro negocio y no seguir dándole importancia ni seguimiento a indicadores que nos reportan información que ya manejamos fácilmente de manera manual.
¿Cuáles son las ventajas que nos reporta un cuadro de mando?
La más grande ventaja que nos da un cuadro de mano es la visibilidad total, simplificada y rápida de toda la información para llevar un control sobre nuestro departamento. En la actualidad existen herramientas de Business Intelligence que nos permiten automatizar y simplificar la lectura de datos, presentarlos de una forma visible e intuitiva.
Estas herramientas son bastante útiles, al estar integradas en los sistemas ERP, podremos tener acceso sencillo a la información en tiempo real sin la necesidad de tablas intermedias. Además, nos permiten llegar más a fondo en los gráficos de forma sencilla, rápida e intuitiva.
El objetivo a conseguir al final siempre va a ser agilizar el proceso en el que se toma la decisión, con base en la información actualizada y teniendo presente las posibles variables que puedan intervenir en nuestro departamento. Cualquier compañía que tenga acceso a esta información y lo interprete de la manera correcta, tendrá una clara y valiosa ventaja competitiva dentro del mercado.
Ahora vamos a desglosar cuales son las propiedades que debe tener un cuadro de mando para poder ser útil en un departamento
- Ser una solución a la medida que responda por las necesidades de la empresa.
- Estar alineado con todos los objetivos de la compañía de manera estratégica.
- Tener un punto de inicio de información única y fiable.
- Integrar datos de diferentes fuentes que proveen información.
- La capacidad de crear una interacción sencilla, que sea eficaz y por sobre todo inmediata, también implementar la iniciativa con rapidez y de manera flexible.
- Debe conocer los factores internos, pero también externos que puedan tener un impacto en la empresa, detectar, reaccionar o aprovechar cualquier cambio en el sector, la empresa y mercado de proveedores, también los propios proveedores.
Tomar una mala decisión para tu compañía podría tener un costo muy alto, es de vital importancia el ser cuidadoso a la hora de tomar cualquier decisión para tu empresa. Por eso elegir la definición de un cuadro de mando no se puede considerar en ningún momento una tarea sencilla o fácil, teniendo una cantidad de ventajas incalculables es de vital importancia reconocer cuales son los más valiosos y beneficiosos para la compañía.
